Дистанційна робота: 4 правила для підтримки корпоративної культури

Завдяки стрімкому розвитку технологій представники багатьох професій без особливих складнощів можуть переходити працювати з офісу додому. Причин цьому може бути безліч: створення спеціалізованих віддалених команд, ремонт в офісі або ж тимчасові заходи профілактики вірусних захворювань, як це відбувається зараз.

У світлі останніх подій, навіть такий корпоративний гігант як Google відправляє своїх співробітників на remote. Багато світових компаній, в тому числі Amazon і Facebook, дотримуються такої ж тактики. Якщо ви вже відправили співробітників працювати додому або тільки збираєтеся, то ця стаття для вас.

Ми обговоримо, як перевести співробітників на віддалене співробітництво без шкоди для робочого процесу і що робити для підтримки та розвитку корпоративної культури на відстані.

Правило №1. Правильна комунікація

В першу чергу, після переходу цілої команди на віддалене співробітництво страждає комунікація. Співробітникам, які звикли постійно спілкуватися в офісі, швидко отримувати відповіді на виниклі питання, проводити мітинги і «летючки», може бути перший час некомфортно обговорювати таски онлайн. Головне завдання HR-фахівця в цьому питанні — проконтролювати перехід співробітника з офлайна в онлайн і створити всі необхідні умови.

Не менш важлива комунікація компанії і співробітників. У період, коли персонал працює віддалено, варто якомога частіше спілкуватися з ними через інформаційні канали, особливо з питань роботи з дому. Напишіть пам'ятку для співробітників, яка містить такі пункти:

• пояснення, як буде відбуватися робота з дому (графік, оплата роботи, зміни порядку звітності);
• перерахуйте робочі чати, в яких будуть обговорюватися завдання;
• нагадайте, як можна отримати необхідні доступи і до кого звертатися;
• вкажіть, як можна отримати техніку для роботи з дому.

Також всім командам необхідно надати умови для регулярних мітингів в онлайн-форматі. Для цього можна використовувати такі програми як:

• Skype з груповим відеочатом до 50 осіб і можливістю демонструвати презентації, відеозаписи і т.д.
• Slack, де на платній версії можливо реалізувати дзвінок до 15 осіб.
• Zoom з можливістю безкоштовно організувати конференцію до 100 учасників.
• Google Hangouts, який дозволяє організувати конференцію до 10 учасників, а ще ділитися файлами та зображеннями в чаті.
• BlueJeans, в якому на платній основі можна організувати відеодзвінок до 100 учасників, а також конференцію до 15 000 учасників.

Крім відеодзвінків, вам можуть знадобитися:

• Використання робочої електронної пошти (налаштування через робочі клієнти MailBird, Mozilla Thunderbird, The Bat тощо).
• Хмарні інструменти управління проектами, такі як JIRA або Trello.
• Інструменти тайм-трекінгу, який, ви вже можете протестувати в Hurma.
• Простір для спільної роботи, на кшталт Confluence або Basecamp.

Дистанційна робота вимагає прозорості та налагодження процесів в режимі онлайн. Але не забувайте, що організація правильної комунікації в команді — не тільки турбота HR-фахівця, а й проджект-менеджерів, тімліда і кожного з учасників команд. Важливо, щоб співробітники розуміли власну відповідальність за справність техніки, стабільне інтернет-з'єднання і самоорганізацію.

Правило №2. Ефективні мітинги

Перенести комунікації в онлайн не так просто, як здається на перший погляд. Те, що можна було обговорити на мітингу в офісі, іноді можна вирішити шляхом голосування в загальному чаті або в форматі опитування. Вам не завжди потрібні дзвінки, оскільки вони дійсно займають багато часу у фахівців. У віддаленій роботі все, що можна вирішити в листуванні, вирішується в листуванні. Коли ж дзвінки дійсно необхідні, вони повинні проходити ефективно:

• Використовуйте дзвінки для вирішення спільних завдань та спільних дій.
• Дзвінок повинен мати конкретну тему, з якою ознайомлені учасники.
• Учасникам необхідно бути готовими до теми запланованого дзвінка.

Що стосується загальних зборів з СЕО або главами відділів, то вони повинні не скасовуватися, а просто переходити в онлайн. Пам'ятайте, кожен співробітник потребує відчуття причетності до корпоративної культури, особливо, коли він не знаходиться в стінах офісу.

Правило №3. Корпоративна культура, яка об'єднує

За даними звіту Igloo, близько 70% співробітників відчувають себе відсторонено, працюючи віддалено. Саме тому HR-фахівцю так важливо підтримувати командний дух.

Адже в функції HR-менеджера входить не тільки організація спільної роботи, а й відпочинку. Заохочуйте створення неформальних корпоративних чатів у період віддаленої роботи, організуйте креативні мозкові штурми. Постійно публікуйте офіційну інформацію з боку компанії, щоб співробітники завжди були в курсі подій.

У персоналу не повинно зароджуватися відчуття, що вони ніби-то випадають з офісного життя і корпоративних свят. Подумайте, як ви можете відтворити цю атмосферу і об'єднати колектив після його повернення в офіс. Можливо, варто запланувати тімбілдинги або невеликий корпоратив.

Правило №4. Культ довіри

Перш за все: довіряйте своїй команді. Ваші співробітники абсолютно ніяк не змінюються як професіонали, працюючи з дому. Багато керівників побоюються, що віддалена робота знижує продуктивність через відсутність повноцінного контролю.

Але дані дворічного дослідження, проведеного в Стенфордському університеті, ці побоювання спростовують. Дистанційна робота не знижує, а навпаки підвищує продуктивність, еквівалентно офісному full-time. Співробітники, які трудилися вдома, відпрацьовували більш продуктивно в повну зміну. Вони економили час, який зазвичай витрачається на відволікаючі розмови за чашкою кави в офісі, запізнення на роботу і прагнення відпроситися раніше, щоб встигнути приділити час родині.

Якщо ви найняли розумних, надійних працівників, вони так і залишаться розумними і надійними, навіть якщо ви не «стоїте у них над душею» в офісі. Як говорить Джейсон Фрід у своїй книзі «Remote. Офіс не потрібен»: «Якщо ви не можете дозволити своїм співробітникам працювати з дому через страх, що вони будуть працювати без вашого нагляду, ви няня, а не менеджер».

Таким чином, завдання HR-менеджера на період віддаленої роботи — зробити все можливе зі сторони компанії, щоб співробітник мав необхідні умови для комфортної роботи вдома і відчував причетність до спільної справи. Все інше залежить від самої людини, що переходить на віддалену роботу. На практиці, хороший працівник виконує завдання якісно, ​​де б він не знаходився, просто надайте йому час для адаптації.

Дізнавайтеся більше на нашому YouTube-каналі:

• Командоутворення